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Offre d'emploi - secrétaire-réceptionniste

Mardi 12 Juillet 2016 - 13:30 - Vendredi 22 Juillet 2016 - 16:00

DESCRIPTION DU MILIEU DE TRAVAIL

Forte de plus de 150 ans d’existence, la Municipalité de Tingwick représente le plus grand territoire de la MRC d’Arthabaska. Grâce à son équipe dévouée et professionnelle, la Municipalité est fière d’offrir le meilleur service à ses citoyens. Afin de conserver un haut niveau de satisfaction de la population, nous sommes présentement à la recherche d’une personne polyvalente pour occuper le poste de secrétaire-réceptionniste. Vous êtes une personne débrouillarde et avez envie d’occuper un poste clé dans notre organisation ? Cet emploi est idéal pour vous !

DESCRIPTION DU POSTE

En collaboration avec le ou la directeur(trice) général(e), le ou la secrétaire réceptionniste détient un rôle important, car cette personne accueille tous les citoyens ou clients soit par téléphone ou en personne. Elle représente l’image de l’entreprise. Elle assure un excellent service à la clientèle, prend les différents rendez-vous pour les employés municipaux et collabore à la rédaction et classement de différents dossiers.

TÂCHES

 Recevoir, prendre les messages et transmettre les appels téléphoniques;
 Comprendre et cerner le besoin du citoyen et le diriger vers la personne ressource;
 Prendre des rendez-vous ;
 Répondre à certaines questions sur les services de la municipalité et donner la bonne information;
 Gérer la réception et l’envoi des courriels dans Outlook;
 Effectuer la réception et l’envoi du courrier et des télécopies;
 Veiller à faire le suivi des demandes de confirmation de taxes;
 Écrire les lettres et remplir les formulaires, selon la demande;
 Classer les dossiers dans les filières;
 Classer les informations dans les dossiers en suivant les procédures établies;
 Effectuer la facturation du service de garde municipal
 Faire le suivi de la facturation mensuellement
 Faire la perception des taxes
 Faire la location des salles
 Tenir le système de taxation à jour
 Effectuer la perception des taxes municipales
 Effectuer les encaissements et les dépôts
 Effectuer les modifications du rôle d’évaluation au système informatique
 Faire les copies conformes de résolutions

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Afin de relever ce défi stimulant, nous recherchons une personne possédant les aptitudes et compétences suivantes :

 Diplôme d’études professionnelles en secrétariat sera considéré comme un atout;
 Avoir occupé un poste de secrétaire réceptionniste sera également considéré;
 Cumuler un minimum de 3 années d’expérience dans un poste similaire;
 Expérience dans une municipalité sera considérée comme un atout majeur;
 Avoir une excellente connaissance des différents outils informatiques de Microsoft Office;
 Avoir une excellente capacité de communication;
 Excellente maîtrise du français écrit;
 Professionnalisme;
 Autonomie;
 Bon sens de l’organisation;
 Bonne gestion des priorités;
 Discrétion;
 Entregent;
 Polyvalence.

CONDITIONS
Emploi de jour, permanent et à temps partiel 24 heures par semaine.
Salaire compétitif dans le secteur d’activité.

COMMENTAIRES
Faire parvenir votre candidature accompagnée de votre curriculum vitae avant 16h, le vendredi 22 juillet 2016 par la poste au 12, rue Hôtel-de-Ville, Tingwick (Québec) J0A 1L0, par télécopieur au (819) 359-2233 ou par courriel à l’adresse : c.ramsay@tingwick.ca

*Note : À compétence égale, une personne habitant sur le territoire de la Municipalité de Tingwick sera favorisée. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Chantale Ramsay
Directrice générale & secrétaire-trésorière
Municipalité de Tingwick

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